InfoKekinian.Com Portal Informasi Teknologi Kekinian
Ingin tahu jenis-jenis surat resmi yang penting? Simaklah artikel ini untuk mengetahui 7 jenis surat resmi yang perlu diketahui. Dapatkan informasi lengkapnya di sini!
Pengertian surat resmi adalah salah satu jenis surat yang digunakan dalam situasi formal atau bisnis.
Ada beberapa jenis surat resmi yang perlu diketahui agar dapat digunakan dengan tepat dan benar.
Dalam artikel ini, InfoKekinian akan membahas jenis-jenis surat resmi yang penting untuk diketahui, unsur-unsur dan struktur surat resmi.
Maka dari itu, simak artikel ini hingga selesai untuk mengetahui apa saja jenis-jenis surat resmi lebih lengkap dan jelas.
Pengertian Surat Resmi dan Fungsinya
Definisi surat resmi dapat didefinisikan sebagai bentuk komunikasi tertulis antara satu pihak dengan pihak lainnya, yang bersifat formal dan ditulis menurut format yang baku serta mengikuti aturan dan norma yang berlaku.
Surat resmi digunakan dalam berbagai situasi, baik di lingkungan pribadi maupun bisnis.
Salah satu fungsi surat resmi adalah untuk memperjelas maksud dan tujuan dari komunikasi tertulis tersebut.
Selain itu, surat resmi sering digunakan sebagai bukti tertulis dalam tindakan hukum, seperti kontrak kerja atau perjanjian bisnis.
Tujuan dari Surat Resmi
Tujuan Surat Resmi adalah untuk menyampaikan pesan secara formal, efektif, dan tertulis kepada pihak lain dalam konteks yang resmi.
Surat ini digunakan dalam berbagai situasi untuk tujuan komunikasi yang serius, seperti di lingkungan pemerintahan, bisnis, pendidikan, atau organisasi lainnya.
Beberapa tujuan utama dari Surat Resmi adalah sebagai berikut:
1. Menyampaikan Informasi
Surat Resmi digunakan untuk menyampaikan informasi yang penting, seperti kebijakan perusahaan, keputusan organisasi, perubahan prosedur, atau pengumuman resmi lainnya.
Surat ini memastikan bahwa pesan yang disampaikan terdokumentasi dan dapat diakses oleh penerima kapan saja.
2. Meminta atau Memberikan Persetujuan
Surat Resmi digunakan untuk meminta persetujuan atau memberikan persetujuan terkait suatu hal.
Contohnya, surat permohonan atau surat penawaran yang meminta persetujuan pihak lain terhadap proposal atau tawaran yang diajukan.
3. Menyampaikan Instruksi atau Perintah
Surat Resmi digunakan untuk memberikan instruksi atau perintah secara tertulis kepada pihak yang terkait.
Surat seperti Surat Perintah atau Surat Kuasa memberikan arahan yang jelas mengenai tugas atau tanggung jawab yang harus dilakukan oleh penerima surat.
3. Mengundang atau Memberi Undangan
Surat Resmi digunakan untuk mengundang atau memberi undangan kepada seseorang atau sekelompok orang untuk hadir dalam suatu acara, pertemuan, atau perayaan tertentu.
Surat Undangan memastikan bahwa informasi acara dan rincian lainnya disampaikan secara resmi dan tertulis kepada para undangan.
4. Membangun atau Memperkuat Hubungan Bisnis
Surat Resmi dapat digunakan dalam konteks bisnis untuk membangun atau memperkuat hubungan dengan mitra bisnis, pelanggan, atau pihak terkait lainnya.
Surat seperti Surat Penawaran atau Surat Perjanjian dapat membantu dalam menjalin kerjasama yang baik dan menjaga profesionalisme dalam komunikasi bisnis.
Unsur-unsur Dasar Surat Resmi
Surat resmi terdiri dari unsur-unsur dasar yang harus dipenuhi agar dapat dikategorikan sebagai surat resmi yang benar. Unsur surat resmi tersebut antara lain:
- Heading atau kepala surat, terdiri dari nama dan alamat pengirim serta tanggal pengiriman surat
- Alamat tujuan, berisi nama dan alamat lengkap penerima surat resmi
- Salutasi atau pembuka surat, berisi ucapan salam dan penghormatan yang sesuai, seperti “Kepada Yth.”
- Isi surat, berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan secara jelas dan terperinci
- Penutup surat, berisi ucapan terima kasih atau harapan yang sesuai, seperti “Hormat saya”
- Tanda tangan, penandatanganan surat resmi oleh pengirim surat
- Lampiran (jika ada), berisi dokumen atau informasi tambahan yang relevan dengan isi surat
Format surat resmi yang benar adalah dengan menggunakan huruf Times New Roman atau Arial dengan ukuran 12 pt, margin kiri dan kanan sebesar 2,54 cm dan margin atas dan bawah sebesar 2,54 cm. Selain itu, gunakan spasi 1,5 atau 2 antara baris.
Jenis-Jenis Surat Resmi
Surat resmi bisnis merupakan jenis surat resmi yang biasanya digunakan dalam setting bisnis atau perusahaan.
Berikut adalah beberapa contoh surat resmi bisnis yang umum digunakan:
1. Surat Permohonan
Surat Permohonan adalah jenis surat resmi yang digunakan untuk meminta izin, bantuan, atau persetujuan dari pihak lain.
Surat ini umumnya ditujukan kepada individu, organisasi, atau lembaga yang memiliki kewenangan untuk memberikan tanggapan terhadap permohonan tersebut.
Contoh surat resmi perusahaan jenis permohonan ini meliputi surat izin cuti, surat permohonan beasiswa, atau surat permohonan kerjasama.
Dalam surat permohonan, pengirim menjelaskan secara jelas dan rinci maksud dan tujuan permohonan yang diajukan.
Surat ini harus disusun dengan baik dan mencakup informasi penting seperti identitas pengirim, alasan permohonan, serta lampiran yang relevan jika diperlukan.
Penggunaan bahasa yang sopan, tata letak surat yang benar, dan penulisan yang jelas adalah faktor penting dalam menyusun surat permohonan yang efektif.
Surat Permohonan memiliki peran penting dalam berbagai situasi, baik dalam lingkungan pribadi maupun profesional.
Dengan menggunakan surat ini, pengirim dapat secara resmi mengajukan permintaan atau meminta persetujuan untuk mendapatkan hak atau kebutuhan yang diinginkan.
2. Surat Keputusan
Surat Keputusan adalah jenis-jenis surat resmi yang berisi penegasan atau penetapan keputusan resmi dari sebuah lembaga, instansi, atau organisasi.
Surat ini umumnya dikeluarkan oleh pihak yang memiliki wewenang untuk mengambil keputusan yang berdampak signifikan.
Surat Keputusan digunakan untuk menyampaikan keputusan yang harus diikuti dan dilaksanakan oleh pihak yang terkait.
Dalam Surat Keputusan, terdapat informasi penting seperti nomor surat, tanggal dikeluarkan, serta rincian keputusan yang diambil.
Surat ini juga mencakup alasan, pertimbangan, dan penjelasan mengenai keputusan yang dibuat.
Selain itu, Surat Keputusan dapat mencantumkan tindakan atau langkah-langkah yang harus dijalankan sesuai dengan keputusan yang telah ditetapkan.
Surat Keputusan sering digunakan di berbagai bidang, seperti pemerintahan, organisasi non-profit, perusahaan, atau lembaga pendidikan.
Contoh-contoh Surat Keputusan meliputi keputusan pengangkatan pegawai, penetapan kebijakan perusahaan, atau keputusan tentang penggunaan dana proyek.
Surat Keputusan memiliki kekuatan hukum dan dapat menjadi acuan resmi dalam mengatur tindakan dan kegiatan yang terkait dengan keputusan yang diambil.
3. Surat Kuasa
Surat Kuasa adalah jenis-jenis surat resmi yang memberikan wewenang kepada seseorang untuk bertindak atas nama pihak lain.
Surat ini digunakan ketika seseorang tidak dapat hadir secara langsung atau menghadiri suatu urusan tertentu, sehingga mereka memberikan kuasa kepada orang lain untuk mewakili dan mengambil keputusan atas namanya.
Dalam Surat Kuasa, terdapat informasi mengenai identitas pemberi kuasa (pihak yang memberikan kuasa) dan identitas penerima kuasa (pihak yang menerima kuasa).
Surat ini juga mencakup rincian kuasa yang diberikan, termasuk batasan-batasan yang ada. Isi surat menjelaskan dengan jelas tugas, tanggung jawab, dan kewenangan yang diberikan kepada penerima kuasa.
Surat Kuasa dapat digunakan dalam berbagai situasi, seperti untuk mewakili dalam transaksi bisnis, mengurus administrasi hukum, menjalankan perjanjian, atau menghadiri rapat penting.
Surat Kuasa memiliki kekuatan hukum yang memungkinkan penerima kuasa untuk bertindak atas nama pemberi kuasa dengan cara yang telah ditetapkan dalam surat tersebut.
Penting untuk menyusun Surat Kuasa dengan jelas dan spesifik, mencakup detail yang diperlukan dan memastikan bahwa semua aspek penting telah tercakup dalam surat tersebut.
Hal ini membantu mencegah kesalahpahaman dan memastikan bahwa penerima kuasa memahami sepenuhnya tugas dan tanggung jawab yang diembannya.
4. Surat Perintah
Surat Perintah adalah jenis-jenis surat resmi yang dikeluarkan oleh atasan atau pihak yang berwenang untuk memberikan instruksi atau perintah kepada bawahan atau pihak lain.
Surat ini digunakan untuk mengatur tindakan atau kegiatan yang harus dilakukan sesuai dengan kebijakan, prosedur, atau tujuan yang ditetapkan.
Dalam Surat Perintah, terdapat informasi mengenai pihak yang memberikan perintah, pihak yang menerima perintah, serta rincian instruksi yang harus dilaksanakan.
Surat ini biasanya mencakup tujuan perintah, waktu pelaksanaan, tanggung jawab yang harus diemban, dan tindakan yang diharapkan dilakukan.
Surat Perintah dapat berbentuk perintah tertulis maupun elektronik, tergantung pada kebijakan yang berlaku.
Surat Perintah digunakan dalam berbagai konteks, seperti dalam lingkungan pemerintahan, organisasi, atau militer. Contoh-contoh
Surat Perintah meliputi perintah pelaksanaan proyek, perintah penugasan tugas, atau perintah keamanan.
Surat Perintah memiliki kekuatan hukum dan harus dipatuhi oleh penerima perintah sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam surat tersebut.
5. Surat Pengantar
Surat Pengantar adalah jenis surat resmi yang digunakan untuk mengantar atau menyertai suatu dokumen, barang, atau kiriman kepada pihak lain.
Surat ini berfungsi sebagai pengantar dan memberikan informasi tentang tujuan, konteks, atau penjelasan terkait dengan dokumen atau barang yang dikirimkan.
Dalam Surat Pengantar, terdapat informasi mengenai pengirim, penerima, serta deskripsi singkat tentang apa yang dikirimkan.
Surat ini biasanya mencakup tujuan pengiriman, alasan atau latar belakang, serta instruksi atau tindakan yang diharapkan dari penerima.
Surat Pengantar juga dapat mencantumkan nomor referensi, tanggal pengiriman, atau rincian lain yang relevan.
Surat Pengantar dapat digunakan dalam berbagai konteks, baik dalam lingkungan bisnis, pemerintahan, maupun personal.
Contoh-contoh Surat Pengantar meliputi surat pengantar lamaran kerja, surat pengantar dokumen keuangan, atau surat pengantar paket pengiriman.
Surat ini membantu memastikan bahwa dokumen atau barang yang dikirimkan sampai kepada penerima dengan tepat dan memudahkan pemahaman mengenai isinya.
6. Surat Edaran
Surat Edaran adalah jenis-jenis surat resmi yang digunakan untuk menyampaikan informasi, kebijakan, instruksi, atau himbauan kepada sekelompok orang atau pihak terkait.
Surat ini biasanya dikeluarkan oleh pihak yang berwenang, seperti instansi pemerintah, perusahaan, atau organisasi, dengan tujuan menyebarkan informasi secara efisien dan merata kepada penerima.
Dalam Surat Edaran, terdapat informasi mengenai pengirim, tanggal dikeluarkan, serta isi pesan yang ingin disampaikan.
Surat ini berfungsi sebagai sarana komunikasi yang efektif untuk menjangkau banyak penerima sekaligus.
Surat Edaran dapat mencakup kebijakan baru, perubahan prosedur, pengumuman acara, atau informasi penting lainnya yang perlu disampaikan kepada pihak yang terkait.
Surat Edaran sangat umum digunakan di berbagai sektor, seperti dalam lingkup pemerintahan, pendidikan, perusahaan, atau organisasi sosial.
Contoh-contoh Surat Edaran meliputi surat edaran kebijakan kantor, surat edaran informasi acara, atau surat edaran himbauan kesehatan.
Surat ini memberikan petunjuk dan panduan kepada penerima dalam menjalankan kegiatan atau mengikuti kebijakan yang telah ditetapkan.
7. Surat Undangan
Surat Undangan adalah jenis-jenis surat resmi yang digunakan untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk hadir dalam suatu acara, pertemuan, atau perayaan tertentu.
Surat ini berfungsi sebagai pengantar resmi yang memberikan informasi tentang waktu, tempat, dan tujuan acara yang diundang.
Dalam Surat Undangan, terdapat informasi mengenai tuan rumah acara, tanggal dan waktu acara, serta lokasi lengkap acara tersebut.
Surat ini juga mencakup detail mengenai kegiatan yang akan dilakukan, agenda acara, atau permintaan khusus yang perlu diperhatikan oleh para undangan.
Surat Undangan biasanya dilengkapi dengan nomor referensi, kontak yang dapat dihubungi, dan petunjuk RSVP (respon yang diharapkan).
Surat Undangan dapat digunakan dalam berbagai konteks, seperti undangan pernikahan, undangan rapat, undangan seminar, atau undangan acara perusahaan.
Surat ini memberikan informasi yang jelas kepada para undangan, mengharapkan kehadiran mereka dalam acara yang diadakan.
Kesimpulan
Itulah sedikit informasi mengenai jenis-jenis surat resmi yang perlu kamu ketahui lengkap dengan unsur yang terdapat pada surat.
Sobat Kekinian, jangan lupa untuk terus kunjungi laman web kami untuk mengetahui informasi lainnya.
