InfoKekinian.Com Portal Informasi Teknologi Kekinian
Pernahkah kamu bertanya-tanya apa saja macam-macam surat yang sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari?
Surat merupakan sarana penting dalam berkomunikasi dan berinteraksi dengan orang lain. Ada berbagai jenis surat yang memiliki karakteristik dan tujuan berbeda-beda.
Dalam artikel InfoKekinian kali ini akan membahas seputar macam-macam surat serta
Definisi dari Surat
Pengertian surat adalah komunikasi tertulis yang ditujukan untuk menyampaikan informasi antara pihak pengirim dan penerima.
Surat memiliki beragam fungsi, baik dalam kehidupan pribadi maupun profesional.
Dalam kehidupan pribadi, surat digunakan untuk menyampaikan perasaan, menyampaikan kabar, atau memperkuat hubungan dengan orang yang dikirimi surat. Contohnya, surat cinta, surat ucapan selamat, atau surat undangan pesta.
Dalam kehidupan profesional, surat digunakan untuk berbagai tujuan. Surat bisnis, misalnya, digunakan untuk melakukan transaksi bisnis, mengirimkan pesanan, atau menjalin hubungan profesional.
Surat resmi digunakan untuk mengirimkan permohonan atau pemberitahuan resmi, sedangkan surat dinas digunakan untuk komunikasi terkait tugas dan tanggung jawab di dalam organisasi atau instansi.
Macam-macam Surat
Surat adalah bentuk komunikasi tertulis yang banyak digunakan dalam kehidupan sehari-hari.
Ada berbagai macam-macam surat yang memiliki karakteristik dan tujuan yang berbeda. Berikut adalah empat macam-macam surat yang perlu kamu ketahui:
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditujukan untuk orang terdekat, seperti sahabat, keluarga, atau pasangan.
Surat pribadi memiliki tujuan untuk menyampaikan perasaan, pengalaman, atau memberikan kabar terbaru.
Biasanya, surat pribadi ditulis dengan bahasa yang santai dan informal. Berikut contoh surat pribadi:
- Surat untuk sahabat yang sedang berlibur
- Surat untuk keluarga yang tinggal jauh
- Surat cinta untuk pasangan
2. Surat Dinas
Macam-macam surat berikutnya adalah surat dinas yang digunakan di dalam organisasi atau institusi, seperti surat perusahaan atau surat resmi dari pemerintah.
Surat dinas memiliki tujuan untuk menyampaikan instruksi, melakukan inquiry, atau memberikan pengumuman resmi.
Surat dinas harus dikirim dengan format dan bahasa yang formal. Berikut contoh surat dinas:
- Surat permohonan cuti
- Surat pemberitahuan rapat
- Surat pengunduran diri karyawan
3. Surat Niaga
Surat niaga adalah salah dari macam-macam surat yang digunakan dalam aktivitas bisnis, seperti pesanan, penawaran harga, atau kontrak.
Surat niaga memiliki tujuan untuk melakukan transaksi bisnis dan menjalin hubungan bisnis yang baik.
Surat niaga harus ditulis dalam bahasa yang jelas dan format yang profesional. Berikut contoh suarat niaga:
- Surat pesanan barang
- Surat penawaran harga
- Surat kontrak kerja sama
4. Surat Resmi
Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan dalam hal-hal yang berkaitan dengan otoritas resmi, seperti pemerintah atau lembaga pemerintah.
Surat resmi memiliki tujuan untuk meminta izin, menyampaikan keluhan, atau memberikan pernyataan resmi.
Surat resmi harus ditulis dalam bahasa yang sopan dan format yang sesuai dengan aturan yang berlaku. Berikut contoh surat resmi:
- Surat permohonan izin membangun
- Surat pengaduan tentang layanan publik
- Surat pemberitahuan pelaksanaan acara
Struktur Surat yang Benar
Agar surat yang kamu buat dapat terlihat profesional, pastikan kamu mengikuti struktur surat yang benar. Berikut bagian-bagian penting yang harus ada dalam surat:
- Alamat Pengirim: Cantumkan alamat lengkap pengirim pada bagian atas kiri surat. Jangan lupa tambahkan kode pos.
- Tanggal: Letakkan tanggal pengiriman surat di bawah alamat pengirim.
- Alamat Penerima: Cantumkan alamat lengkap penerima pada bagian atas kanan surat. Jangan lupa tambahkan kode pos.
- Salutasi: Mulailah surat dengan salam pembuka yang sesuai dengan jenis surat yang kamu tulis.
- Isi Surat: Tulis informasi yang ingin kamu sampaikan secara jelas dan terstruktur.
- Penutup: Gunakan kalimat penutup yang sopan dan sesuai dengan jenis surat yang kamu tulis.
- Tanda Tangan: Tandatangani surat di bawah kalimat penutup menggunakan tinta.
Dengan mengikuti struktur surat yang benar, kamu akan memudahkan penerima untuk memahami isi surat dan membantu kamu terlihat lebih profesional dalam menulis surat.
Selain itu, pastikan untuk menggunakan bahasa yang sopan dan jelas dalam penulisan surat.
Fungsi dari Surat
Surat memiliki berbagai fungsi yang penting dalam komunikasi tertulis. Berikut adalah beberapa fungsi surat:
1. Komunikasi Resmi
Surat digunakan sebagai alat komunikasi resmi antara individu, organisasi, atau lembaga.
Surat resmi memastikan adanya bukti tertulis yang sah dalam berbagai transaksi, pemberitahuan, atau pertukaran informasi antara pihak yang terlibat.
2. Dokumentasi
Surat juga berfungsi sebagai dokumen resmi yang mencatat peristiwa atau kegiatan tertentu.
Surat-surat seperti surat perjanjian, surat kontrak, atau surat pemberitahuan dapat digunakan sebagai bukti tertulis yang dapat dirujuk di masa depan.
3. Permintaan atau Permohonan
Surat digunakan untuk menyampaikan permintaan atau permohonan kepada pihak lain. Misalnya, surat permohonan izin, surat permintaan kerjasama, atau surat permohonan dana.
4. Pemberitahuan
Surat berfungsi sebagai sarana untuk memberikan pemberitahuan kepada pihak yang terkait.
Hal ini dapat berupa pemberitahuan resmi tentang perubahan jadwal, perubahan kebijakan, atau pemberitahuan lainnya.
5. Penawaran atau Tawaran
Surat dapat digunakan untuk memberikan penawaran atau tawaran kepada pihak lain, seperti surat penawaran harga atau surat tawaran kerjasama.
6. Undangan
Surat undangan berfungsi untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk hadir dalam suatu acara atau pertemuan tertentu.
7. Sarana Komunikasi Pribadi
Selain komunikasi resmi, surat juga digunakan sebagai sarana komunikasi pribadi antara individu.
Surat pribadi dapat mengungkapkan perasaan, berbagi cerita, atau menyampaikan pesan pribadi kepada orang lain.
Struktur pada Surat
Surat umumnya terdiri dari beberapa bagian yang berbeda. Berikut adalah penjelasan mengenai bagian-bagian surat:
1. Kop Surat
Bagian ini berada di bagian atas surat dan mencakup informasi tentang identitas pengirim surat.
Kop surat biasanya berisi nama perusahaan, logo, alamat, nomor telepon, dan alamat surel (email) pengirim. Kop surat juga dapat mencakup tanggal surat.
2. Tanggal Surat
Bagian ini mencantumkan tanggal penulisan surat. Tanggal surat biasanya diletakkan di sebelah kanan atas atau kiri atas, di bawah kop surat.
3. Alamat Penerima
Bagian ini berisi alamat lengkap penerima surat. Alamat penerima terletak di sebelah kiri bawah setelah tanggal surat.
4. Salam Pembuka
Bagian ini merupakan ucapan pembuka yang digunakan untuk menyapa penerima surat. Contoh salam pembuka yang umum adalah “Kepada Yth.” atau “Saudara/i”.
5. Isi Surat
Bagian ini adalah inti dari surat yang berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan. Isi surat terletak setelah salam pembuka dan sebelum salam penutup.
6. Salam Penutup
Bagian ini digunakan untuk mengakhiri surat dengan sopan. Contoh salam penutup yang umum adalah “Hormat saya” atau “Terima kasih”.
7. Tanda Tangan
Bagian ini berisi tanda tangan pengirim surat. Tanda tangan biasanya ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah salam penutup.
8. Lampiran
Bagian ini digunakan untuk mencantumkan lampiran yang terkait dengan surat.
Jika ada dokumen atau berkas yang ingin disertakan bersama surat, informasi tentang lampiran biasanya dituliskan di bagian ini.
9. Penutup
Bagian ini mencakup informasi tambahan seperti kontak pengirim surat, nomor telepon, alamat email, atau informasi lain yang relevan.
Kesimpulan
Itulah sedikit informasi mengenai macam-macam surat yang perlu kamu ketahui setiap jenisnya.
Dari artikel macam-macam surat ini bisa kita simpulkan jika surat merupakan sebuat alat komunikasi tertulis yang bertujuan untuk menyampaikan sebuah informasi baik pihak pengirim ataupun penerima.
