InfoKekinian.Com Portal Informasi Teknologi Kekinian
Saat menulis surat, seringkali terdapat perbedaan surat resmi dan tidak resmi. Kedua jenis surat ini memiliki perbedaan dalam hal format, bahasa, dan tujuan.
Oleh karena itu, penting bagi kamu untuk mengetahui perbedaan antara surat resmi dan tidak resmi agar dapat menulis surat dengan tepat dan profesional.
Pada artikel ini, Infokekinian akan membawa kamu untuk mengenal perbedaan surat resmi dan tidak resmi.
Maka dari itu simak artikel ini hingga selesai untuk mengetahui apa saja perbedaan surat resmi dan tidak resmi.
Pengertian Surat Resmi dan Tidak Resmi
Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan pesan atau informasi antara dua pihak.
Terdapat dua jenis surat yang umum digunakan, yaitu surat resmi dan tidak resmi.
Surat resmi adalah surat yang dibuat dengan format dan bahasa yang formal, serta menggunakan surat resmi sebagai media pengirimannya.
Surat resmi biasanya digunakan untuk keperluan bisnis atau keperluan resmi lainnya seperti surat perintah, surat edaran, surat permohonan, dan lain sebagainya.
Sifat surat resmi adalah informatif, memaparkan fakta atau informasi secara jelas dan lengkap, serta tidak memuat ekspresi atau perasaan pribadi.
Sedangkan surat tidak resmi adalah surat yang dibuat dengan bahasa yang lebih santai atau informal, serta tidak memiliki aturan khusus dalam penulisannya.
Surat tidak resmi digunakan untuk keperluan pribadi, seperti surat undangan pesta atau ucapan selamat.
Sifat surat tidak resmi biasanya bersifat personal, dengan mengekspresikan perasaan atau emosi dalam pengirimannya.
Ciri-ciri Surat Resmi dan Tidak Resmi
Surat resmi memiliki ciri khas tertentu yang membedakannya dari surat tidak resmi. Setiap surat resmi harus mematuhi standar tertentu untuk menjamin keprofesionalannya.
Berikut adalah beberapa ciri-ciri surat resmi dan tidak resmi
Surat Resmi
1. Format Khusus
Surat resmi memerlukan format yang khusus dan baku. Format ini termasuk hal-hal seperti tanggal, alamat, dan bahkan jarak spasi antar baris.
2. Bahasa Formal
Suatu bahasa formal sangat penting dalam sebuah surat resmi. Struktur kalimat harus benar dan bersifat netral, tanpa penggunaan bahasa slang atau percakapan informal.
3. Penekanan pada Kesopanan dan Etiket
Surat resmi harus ditulis dengan kesopanan dan etiket yang tinggi. Bahkan dalam situasi yang sangat tidak menyenangkan, gaya bahasa dalam surat resmi harus tetap sopan dan profesional.
4. Isi yang Jelas dan Terstruktur
Isi dari surat resmi harus dibagi menjadi beberapa paragraf dan disusun dengan urutan yang logis. Setiap argumen atau poin harus disajikan dengan jelas dan terstruktur.
5. Penggunaan Kata Baku dan Istilah Khusus
Surat resmi harus menggunakan kata baku dan istilah khusus yang relevan dengan topik yang dibicarakan.
Hal ini memperlihatkan keprofesionalan penulis dan memudahkan pemahaman penerima surat.
Mengetahui ciri-ciri surat resmi sangat penting untuk menjaga kesopanan dan keprofesionalan dalam komunikasi bisnis dan formal lainnya.
Surat Tidak Resmi
- Bentuknya cenderung tidak terstruktur, dengan kalimat-kalimat pendek dan yang lebih mudah dipahami.
- Bahasa yang digunakan adalah bahasa sehari-hari, yang sering kali inklusif dan penuh dengan tulisan yang menggambarkan karakter penulis.
- Penggunaan kata-kata tidak terlalu formal dan lebih mudah dipahami oleh penerima surat.
- Tidak memiliki format yang spesifik, tetapi dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan penulis.
- Penggunaan salam atau sapaan biasanya lebih informal, seperti “Halo” atau “Hai” daripada “Salam Hormat” atau “Kepada Yth.”
- Tidak perlu menggunakan kop surat atau tanggal surat, karena surat tidak resmi biasanya cukup ditulis di atas kertas kosong.
Perbedaan Surat Resmi dan Tidak Resmi
Berikut adalah beberapa perbedaan surat resmi dan surat tidak resmi:
Berikut adalah minimal enam perbedaan surat resmi dan tidak resmi:
1. Tujuan Komunikasi
Perbedaan surat resmi dan tidak resmi pertama terletak pada tujuan komunikasinya.
Meskipun tujuan utamanya sama, tapi tetap terdapat beberapa tujuan surat resmi dan tidak resmi.
Surat resmi biasanya digunakan untuk keperluan formal dan bisnis, seperti mengajukan permohonan, memberikan pemberitahuan resmi, atau melakukan komunikasi resmi antara organisasi.
Sementara itu, surat tidak resmi digunakan dalam konteks yang lebih personal, seperti untuk berkomunikasi dengan teman, keluarga, atau kenalan.
2. Bahasa dan Gaya Penulisan
Surat resmi menggunakan bahasa formal dan tata bahasa yang baku. Istilah-istilah yang digunakan harus sesuai dengan etika dan norma yang berlaku.
Surat resmi juga cenderung menggunakan gaya penulisan yang lebih konservatif dan profesional.
Di sisi lain, surat tidak resmi menggunakan bahasa yang lebih santai dan informal.
Gaya penulisan dalam surat tidak resmi lebih bebas dan mencerminkan keakraban antara penulis dan penerima surat.
3. Struktur Surat
Terdapat perbedaan pada format surat resmi dan tidak resmi, biasanya surat resmi umumnya mengikuti format dan struktur yang baku.
Surat tersebut biasanya mencakup elemen-elemen seperti kop surat, salam pembuka yang formal, isi surat yang terstruktur dengan baik, dan penutup resmi dengan tanda tangan atau cap resmi.
Surat tidak resmi tidak memiliki format yang ketat dan cenderung lebih bebas dalam hal strukturnya.
Elemen-elemen seperti kop surat atau salam pembuka formal mungkin tidak diperlukan dalam surat tidak resmi.
4. Penggunaan Materai atau Stempel Resmi
Surat resmi sering kali memerlukan penggunaan materai atau stempel resmi untuk memperkuat keabsahan dokumen.
Materai atau stempel tersebut sering kali ditempatkan di bagian bawah surat atau pada tempat yang ditentukan secara resmi.
Di sisi lain, surat tidak resmi tidak memerlukan penggunaan materai atau stempel resmi karena sifatnya yang lebih informal.
5. Tingkat Formalitas
Surat resmi memiliki tingkat formalitas yang tinggi karena digunakan dalam konteks resmi, seperti bisnis, pemerintahan, atau lembaga pendidikan.
Penggunaan bahasa yang tepat, tata bahasa yang baku, dan format yang konsisten adalah hal-hal yang diharapkan dalam surat resmi.
Surat tidak resmi, di sisi lain, memiliki tingkat formalitas yang rendah karena lebih fokus pada komunikasi pribadi dan keakraban antara penulis dan penerima surat.
Sehingga kepentingan surat resmi dan tidak resmi ini perlu kamu ketahui agar dapat menentukan tingkat keformalitasan,
6. Konsekuensi Hukum
Perbedaan lainnya adalah dalam hal konsekuensi hukum. Surat resmi memiliki bobot hukum yang lebih tinggi karena digunakan dalam transaksi resmi atau hubungan bisnis.
Kesalahan atau ketidakpatuhan dalam penulisan surat resmi dapat memiliki konsekuensi hukum.
Di sisi lain, surat tidak resmi lebih bersifat informal dan tidak memiliki konsekuensi hukum yang sama seperti surat resmi.
Aturan dalam Penulisan Surat Resmi dan Tidak Resmi
Aturan penulisan surat resmi dan tidak resmi memiliki perbedaan yang perlu diperhatikan. Berikut adalah penjelasan mengenai aturan penulisan surat resmi dan tidak resmi:
Aturan Penulisan Surat Resmi:
1. Format Surat
Surat resmi umumnya mengikuti format baku yang terdiri dari bagian-bagian berikut:
- Kop surat: Berisi informasi penting seperti nama lembaga, alamat, nomor telepon, dan logo resmi.
- Salam pembuka: Penggunaan salam pembuka yang formal seperti “Kepada Yth.” atau “Hormat Kami.”
- Isi surat: Isi surat yang terstruktur dengan baik dan berisi informasi yang jelas, ringkas, dan tepat.
- Penutup: Penutup resmi dengan penggunaan kalimat seperti “Hormat kami,” diikuti oleh tanda tangan atau cap resmi.
2. Bahasa dan Gaya Penulisan
Surat resmi menggunakan bahasa formal dan tata bahasa yang baku. Hindari penggunaan bahasa slang, singkatan, atau kata-kata tidak sopan.
Gaya penulisan dalam surat resmi harus konservatif, profesional, dan menghindari ungkapan-ungkapan emosional yang tidak relevan.
3. Pemilihan Kata
Pilih kata-kata yang tepat, jelas, dan netral dalam surat resmi. Hindari penggunaan kata-kata yang ambigu atau terlalu teknis, kecuali jika memang dibutuhkan dalam konteks yang relevan.
4. Kejelasan dan Kesingkatan
Tulislah surat resmi dengan kalimat yang jelas, ringkas, dan langsung ke point. Hindari penggunaan kalimat yang panjang dan berbelit-belit yang dapat membingungkan penerima surat.
5. Penggunaan Penulisan Huruf Besar
Gunakan huruf besar di awal kata pada nama orang, lembaga, atau tempat yang penting. Contohnya, “Universitas XYZ” atau “Direktorat Jenderal ABC.”
Aturan Penulisan Surat Tidak Resmi
1. Bahasa dan Gaya Penulisan
Surat tidak resmi menggunakan bahasa yang lebih santai dan informal. kamu dapat menggunakan bahasa sehari-hari dan gaya penulisan yang lebih bebas.
Kamu dapat mengekspresikan emosi, menggunakan ungkapan informal, atau mengadopsi gaya penulisan yang lebih pribadi.
2. Hubungan Personal
Surat tidak resmi biasanya ditulis dalam konteks hubungan personal, seperti dengan teman, keluarga, atau kenalan.
Oleh karena itu, penulisan surat tidak resmi dapat mencerminkan keakraban, kehangatan, dan keintiman dalam komunikasi.
3. Pemilihan Kata
Kamu dapat menggunakan kata-kata yang lebih santai, akrab, dan sesuai dengan kebiasaan percakapan sehari-hari.
Tetap menghormati penerima surat, tetapi gunakan bahasa yang lebih bebas dan ramah.
4. Fleksibilitas Format
Surat tidak resmi tidak terikat pada format yang baku. kamu dapat menulis surat tidak resmi dalam bentuk paragraf, bullet point, atau dengan gaya diary.
Kamu memiliki fleksibilitas dalam menyesuaikan format sesuai dengan preferensi dan gaya penulisan kamu sendiri.
5. Ekspresi Emosi
Surat tidak resmi memberikan ruang bagi kamu untuk mengekspresikan emosi secara lebih bebas.
Kamu dapat menulis dengan lebih pribadi, berbagi pengalaman, atau mengungkapkan perasaan kamu dengan cara yang lebih terbuka.
6. Pendekatan yang Ramah
Surat tidak resmi memberikan kesempatan untuk menggunakan pendekatan yang lebih ramah, seperti penggunaan sapaan akrab seperti “Halo,” “Hai,” atau “Dear.”
Kamu dapat menggunakan bahasa yang lebih santai dan lebih dekat dengan gaya percakapan sehari-hari.
Kesimpulan
Itulah sedikit informasi mengenai perbedaan surat resmi dan tidak resmi yang perlu kamu ketahui.
Dengan memahami perbedaan-perbedaan tersebut, kita dapat menggunakan surat resmi dan surat tidak resmi dengan tepat sesuai dengan keperluan dan konteks yang diinginkan.
Pemahaman akan perbedaan surat resmi dan tidak resmi sangat penting karena dapat mempengaruhi kesan yang dibentuk pada penerima surat.
Surat resmi yang ditulis dengan benar, menggunakan bahasa formal yang sesuai, dan mengikuti format yang tepat akan memberikan kesan profesional dan dapat diandalkan.
Sebaliknya, surat tidak resmi yang ditulis dengan bahasa santai dan informal akan mencerminkan keakraban dan keramahan antara penulis dan penerima surat.
Dan bisa kita simpulkan jika karakteristik surat resmi dan tidak resmi ini cukup kompleks, sehingga penting untuk kamu ketahui perbedaannya, salah satunya adalah penggunaan surat resmi dan tidak resmi.
Kamu juga dapat mengunjungi laman web kami untuk mengetahui apa saja contoh surat resmi dan tidak resmi.
