InfoKekinian.Com Portal Informasi Teknologi Kekinian
Surat resmi sangat penting dalam berbagai bidang, baik itu bisnis, pendidikan, maupun pemerintahan.
Namun, apa sebenarnya pengertian surat resmi dan mengapa penting untuk mengetahui tujuannya?
Di dalam artikel ini, InfoKekinian akan membahas secara detail pengertian dari surat resmi.
Kami juga akan memberikan beberapa contoh dan panduan untuk memahami struktur dan format yang tepat.
Maka dari itu, untuk mengetahui informasi seputar pengertian dari surat resmi secara lengkap dan jelas, simak artikel ini hingga selesai ya!
Pengertian dari Surat Resmi
Definisi surat resmi adalah jenis surat yang ditulis dengan menggunakan bahasa formal dan memiliki aturan tertentu yang harus diikuti.
Surat ini biasanya digunakan dalam situasi yang membutuhkan komunikasi resmi, seperti dalam bisnis atau pemerintahan.
Pengertian dari Surat Resmi Menurut EYD
Menurut Ejaan Yang Disempurnakan (EYD), pengertian dari surat resmi didefinisikan sebagai surat yang digunakan untuk keperluan jabatan atau instansi resmi (seperti pemerintahan atau perusahaan), yang ditulis dalam bahasa yang baku dan dikirimkan melalui pos, email, atau media lainnya yang resmi.
Unsur Surat Resmi
Setiap surat resmi harus memenuhi beberapa unsur yang penting untuk menjaga kejelasan dan keformalan isi surat.
Berikut ini adalah unsur surat resmi yang perlu kamu perhatikan:
- Header: mencakup nama dan alamat pengirim, tanggal pengiriman, serta nama dan alamat penerima surat
- Salutation: pembuka surat yang menyapa penerima surat
- Body: isi pesan yang ingin disampaikan
- Complimentary close: penutup surat yang berisi kata-kata sopan seperti “Hormat saya”
- Signature: tanda tangan pengirim surat
Tujuan Surat Resmi
Surat resmi memiliki tujuan yang penting dalam dunia bisnis dan keprofesionalan. Berikut ini adalah beberapa tujuan surat resmi yang perlu diketahui:
1. Menjaga Etika Bisnis
Surat resmi digunakan untuk menjaga etika dalam kerja sama bisnis, sehingga pesan yang disampaikan dalam surat tersebut dapat dianggap serius dan sah.
2. Membangun Kredibilitas
Surat resmi dapat meningkatkan kredibilitas perusahaan atau individu dalam bisnis, karena dapat menunjukkan bahwa mereka menghargai waktu, profesionalisme, dan kesopanan.
3. Memperkuat Hubungan Profesional
Surat resmi dapat membantu memperkuat hubungan profesional dengan rekan bisnis dan klien, dimana pesan yang disampaikan dapat memberikan kesan yang baik dan lebih serius dibandingkan dengan komunikasi yang dilakukan secara lisan.
4. Memastikan Efektivitas Komunikasi
Surat resmi dapat memastikan bahwa pesan yang ingin disampaikan tidak salah tafsir atau terlewatkan.
Dengan menggunakan format yang jelas dan struktur yang teratur, surat resmi dapat memberikan informasi secara lengkap dan terstruktur.
5. Memenuhi Standar Berbisnis
Surat resmi juga digunakan untuk memenuhi standar berbisnis, dimana beberapa bisnis atau instansi mewajibkan penggunaan surat resmi untuk beberapa keperluan tertentu.
Manfaat Surat Resmi
Selain memiliki tujuan yang penting, penggunaan surat resmi juga memiliki manfaat yang dapat membantu dalam keperluan bisnis dan keprofesionalan, manfaat surat resmi antara lain:
- Menjalin hubungan yang lebih kuat dengan klien dan rekan bisnis
- Membangun citra profesional yang baik
- Memenuhi standar kerja dan etika dalam berbisnis
- Meningkatkan efektivitas komunikasi
- Menghindari salah pengertian atau tafsir yang keliru
Struktur dan Format Surat Resmi
Setelah mengetahui definisi dan tujuan dari surat resmi, kini saatnya untuk mempelajari struktur dan format yang tepat dalam penulisannya.
Struktur Surat Resmi
Struktur surat resmi terdiri atas beberapa bagian, yaitu:
- Penulisan alamat pengirim dan penerima, baik itu alamat rumah atau kantor. Alamat pengirim dicantumkan di bagian kanan atas, sedangkan alamat penerima terletak di bawah alamat pengirim, di sebelah kiri.
- Penulisan tanggal, disebut juga dengan tanggal surat. Tanggal ini biasanya dicantumkan di bawah alamat penerima.
- Penulisan salam pembuka, seperti “Kepada Yth.” atau “Saudara/i”.
- Isi surat, yang terdiri atas pendahuluan, isi pokok, dan penutup. Pendahuluan berisi tentang kenapa surat tersebut dibuat, sedangkan isi pokok berisi tentang informasi yang ingin disampaikan. Penutup berisi ucapan terima kasih atau harapan yang diinginkan, dilanjutkan dengan tanda tangan pengirim.
- Penulisan nama pengirim, diikuti dengan jabatan dan nama perusahaan atau instansi, jika ada.
Format Surat Resmi
Selain struktur dasar, format surat resmi juga perlu diperhatikan agar surat terlihat lebih profesional. Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:
- Gunakan kertas formal yang biasanya digunakan dalam bisnis atau pemerintahan, seperti kertas HVS atau surat.
- Pilih huruf yang mudah dibaca, seperti Times New Roman atau Arial dengan ukuran sekitar 12 poin.
- Gunakan spasi ganda untuk memisahkan antarbagian surat.
- Gunakan alinea pada setiap paragraf untuk memudahkan pembaca dalam membaca isi surat.
- Gunakan tanda baca yang tepat, seperti titik (.) di akhir kalimat dan koma (,) untuk memisahkan antarunsur dalam kalimat.
Dengan memperhatikan struktur dan format yang tepat, surat resmi yang dihasilkan akan terlihat lebih profesional dan dapat memberikan kesan baik kepada penerima surat.
Cara Membuat Surat Resmi
Sobat Kekinian ingin tahu bagaimana membuat surat resmi? Yuk simak step-by-step dibawah ini:
1. Tentukan Tujuan Surat
Identifikasi tujuan utama dari surat yang akan kamu tulis. Apakah surat tersebut untuk memberikan informasi, membuat permohonan, menyampaikan pengaduan, atau tujuan lainnya.
Mengetahui tujuan surat akan membantu kamu menentukan isi, format, dan bahasa yang tepat.
2. Identifikasi Penerima Surat
Tentukan kepada siapa surat akan ditujukan. Pastikan kamu memiliki alamat dan informasi kontak yang benar dari penerima.
Jika memungkinkan, cari tahu nama dan jabatan penerima untuk memberikan kesan yang lebih personal dan profesional.
3. Tentukan Format Surat
Surat dapat ditulis dalam berbagai format, seperti format blok penuh (full block), format modifikasi blok (modified block), atau format semi-blok (semi-block).
Pilih format yang paling sesuai dengan kebutuhan dan preferensi kamu.
4. Tulis Informasi Kontak Pengirim
Letakkan informasi kontak pengirim di bagian atas surat, termasuk nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
Informasi kontak ini akan memudahkan penerima untuk menghubungi kamu jika diperlukan.
5. Tulis Tanggal Surat
Tulis tanggal penulisan surat di sebelah atau di bawah informasi kontak pengirim.
Gunakan format tanggal yang umum diterima, seperti “Jakarta, 1 Januari 2023”.
6. Tulis Salam Pembuka
Gunakan salam yang sesuai dengan keadaan, seperti “Kepada Yth.,” diikuti dengan gelar atau jabatan penerima.
Jika tidak diketahui jabatan penerima, gunakan salam umum seperti “Kepada Yth.,” diikuti dengan nama perusahaan/organisasi.
7. Tulis Isi Surat
Mulailah surat dengan ungkapan hormat, seperti “Dengan Hormat,” atau “Salam Hormat,”.
Sampaikan pesan kamu secara jelas, terstruktur, dan ringkas.
Gunakan bahasa formal dan hindari penggunaan kata-kata slang atau tidak baku.
Gunakan paragraf yang terorganisir dengan baik untuk memudahkan pemahaman.
8. Tulis Salam Penutup
Gunakan salam penutup yang formal, seperti “Hormat saya,” atau “Salam Hormat,”.
Letakkan salam penutup di bawah isi surat, diikuti oleh tanda koma.
9. Tanda Tangan
Kosongkan ruang kosong setelah salam penutup untuk menempatkan tanda tangan.
Tulis nama lengkap di bawah tanda tangan.
10. Lampiran dan Salinan
Jika ada lampiran atau salinan yang disertakan, sertakan informasinya di bawah tanda tangan.
Misalnya, “Lampiran: 2 lembar dokumen terlampir” atau “Tembusan: 2 eksemplar”.
Contoh dari Surat Resmi
Berikut ini adalah contoh-contoh surat resmi:
1. Contoh Surat Permohonan
[Alamat Pengirim]
[Tanggal]
[Alamat Penerima]
Perihal: Permohonan Izin Cuti
Kepada Yth.,
Manajer SDM
PT. ABCD
Jalan Raya Sejahtera No. 123
Kota ABC
Dengan Hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Lengkap]
Jabatan: [Jabatan]
Departemen: [Nama Departemen]
Dengan surat ini, saya bermaksud untuk mengajukan permohonan izin cuti selama [jumlah hari] mulai dari tanggal [tanggal mulai] hingga tanggal [tanggal selesai]. Permohonan ini saya ajukan karena adanya keperluan pribadi yang penting yang harus saya urus.
Saya telah mengkoordinasikan pekerjaan saya dengan rekan kerja saya, [Nama Rekan Kerja], untuk memastikan bahwa tugas-tugas saya akan ditangani dengan baik selama absensi saya.
Demikian permohonan ini saya sampaikan. Saya siap untuk memberikan informasi tambahan atau mengikuti prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan terkait permohonan izin cuti ini.
Atas perhatian dan pertimbangannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
[Jabatan]
2. Contoh Surat Undangan
[Alamat Pengirim]
[Tanggal]
[Alamat Penerima]
Perihal: Undangan Acara Peluncuran Produk Baru
Kepada Yth.,
[Nama Perusahaan/Organisasi] [Alamat Perusahaan/Organisasi]Kota ABC
Dengan Hormat,
Kami dari PT. XYZ dengan ini mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk hadir dalam acara peluncuran produk baru kami yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: [Hari, Tanggal]
Waktu: [Jam]
Tempat: [Lokasi]
Acara ini akan menjadi kesempatan untuk memperkenalkan produk baru kami kepada khalayak, serta untuk berbagi informasi tentang fitur dan manfaat produk tersebut. Kami juga akan menyediakan sesi tanya jawab dan kesempatan untuk melihat langsung produk yang diluncurkan.
Kami sangat menghargai kehadiran Bapak/Ibu/Saudara dalam acara ini. Mohon konfirmasi kehadiran melalui telepon atau email kami pada kontak yang tercantum di bawah ini.
Telepon: [Nomor Telepon]
Email: [Alamat Email]
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Kami berharap dapat bertemu dengan Bapak/Ibu/Saudara dalam acara peluncuran produk baru kami.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
[Jabatan]
PT. XYZ
3. Contoh Surat Pengaduan
[Alamat Pengirim]
[Tanggal]
[Alamat Penerima]
Perihal: Pengaduan Layanan Pelanggan yang Tidak Memuaskan
Kepada Yth.,
Bagian Layanan Pelanggan
PT. ABCD
Jalan Raya Sukses No. 456
Kota ABC
Dengan Hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Lengkap]
Jabatan: [Jabatan/Status Pelanggan]
Nomor Pelanggan: [Nomor Pelanggan]
Dalam kesempatan ini, saya ingin menyampaikan pengaduan terkait pelayanan pelanggan yang saya terima dari PT. ABCD. Saya telah menjadi pelanggan setia perusahaan ini selama [periode], namun baru-baru ini saya mengalami beberapa masalah yang mengganggu.
Pertama, saya telah mencoba untuk menghubungi departemen layanan pelanggan melalui nomor telepon yang disediakan, namun setiap kali saya mencoba, panggilan saya tidak dijawab atau harus menunggu dalam antrian yang sangat lama. Hal ini menyebabkan frustasi dan membuang-buang waktu saya.
Kedua, saya telah mengajukan beberapa pertanyaan melalui email yang saya kirim ke alamat yang tercantum di situs web perusahaan. Namun, saya belum menerima tanggapan atau balasan apapun sampai saat ini. Ini menunjukkan kurangnya responsivitas dari pihak perusahaan terhadap pertanyaan pelanggan.
Saya memahami bahwa setiap perusahaan dapat menghadapi tantangan dalam menyediakan layanan pelanggan yang berkualitas, namun saya berharap agar perusahaan dapat meningkatkan respons dan komunikasi dengan pelanggan. Sebagai pelanggan setia, saya berharap mendapatkan pelayanan yang memuaskan sesuai dengan ekspektasi saya.
Saya berharap masalah ini dapat segera diselesaikan dan layanan pelanggan ditingkatkan agar pelanggan lainnya tidak mengalami hal yang sama. Saya juga berharap agar perusahaan dapat memberikan tanggapan yang memadai terhadap pengaduan ini.
Saya mengucapkan terima kasih atas perhatian dan tindakan yang diambil dalam menangani pengaduan ini. Saya berharap dapat menerima tanggapan dan solusi dari perusahaan dalam waktu yang singkat.
Hormat saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap]
[Jabatan/Status Pelanggan]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
Pertanyaan Umum tentang Surat Resmi
Seiring dengan perkembangan teknologi, komunikasi kini lebih sering dilakukan melalui pesan singkat atau email.
Namun, surat resmi masih menjadi salah satu bentuk komunikasi tertulis yang penting di dunia bisnis dan institusi pemerintahan.
Berikut ini beberapa pertanyaan umum seputar surat resmi:
1. Apa Perbedaan antara Surat Resmi dengan Surat Tidak Eesmi?
Perbedaan surat resmi dengan surat tidak resmi bisa dilihat dari tujuan serta format atau bentuknya.
Surat resmi biasanya digunakan untuk kepentingan bisnis atau formalitas di instansi pemerintahan.
Oleh karena itu, surat resmi harus memenuhi aturan tertentu mulai dari bahasa yang digunakan hingga format penulisan.
Sementara surat tidak resmi dapat bersifat lebih santai dan bebas aturan.
2. Kapan Sebaiknya Menggunakan Surat Resmi?
Surat resmi sebaiknya digunakan untuk keperluan yang lebih resmi seperti permohonan, pengajuan, atau pemberitahuan resmi.
Biasanya, surat resmi juga digunakan untuk menghindari kesalahpahaman antara pihak yang terlibat karena isinya yang lebih lengkap dan jelas.
3. Bagaimana Contoh Penggunaan Surat Resmi di kehidupan Sehari-hari?
Contoh penggunaan surat resmi biasanya dapat digunakan dalam berbagai keperluan seperti pengajuan proposal kerja sama, permohonan surat izin, pemberian referensi, atau bahkan untuk mengirimkan undangan resmi.
Penting bagi penulis surat resmi untuk memperhatikan format dan struktur surat yang tepat agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh pihak yang dituju.
Kesimpulan
Itulah sedikit informasi mengenai pengertian dari surat resmi yang lengkap hingga cara membuat dan contohnya.
Jika kamu ingin mengetahui informasi seputar surat resmi lainnya, silahkan kunjungi lama web InfoKekinian:)
